Rekisteriseloste 2018
Inkalan Kartanon rekisteriseloste ja tietosuoja
Päivitetty 5.7.2018
Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste
Rekisterinpitäjä
Inkalan kartano Oy
Y-tunnus: 2087021-4
Inkalantie 91
13500 Hämeenlinna (Hattula)
puh. 0500 767 150
Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
Leila Ylitalo
p. 0500 767150
leila.ylitalo@inkalankartano.fi
Henkilörekisterin nimi
Inkalan kartano Oy:n uutiskirjelista (sähköpostilista)
Inkalan kartano Oy:n asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriin liittyvät sivustot:
https://www.inkalankartano.fi
Tietojen keräämisen tarkoitus
Käyttäjän henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
- asiakassuhteen ylläpito, hoitaminen ja kehittäminen
- palvelujen toteuttaminen ja palvelutarpeen kartoittaminen
- asiakastapahtumien varmentaminen ja toteuttaminen
- asiakaspalvelun, liiketoiminnan ja verkkosivuston kehittäminen
- markkinointi, analysointi, mittaaminen ja tilastointi
- mielipide- ja markkinatutkimusten toteuttaminen
- muuta vastaavat käyttötarkoitukset
Rekisteröitävät tiedot
Käyttäjänä sinusta voidaan kerätä seuraavia tietoja:
- Yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
- Ikä, sukupuoli, ammatti, ikä
- Sivuston käyttäjän sähköpostiviestit
- Sivuston käyttäjän luvat ja suostumukset
- Käyttäjän käyttötiedot, kuten esimerkiksi linkkien klikkaaminen, sivut tai postaukset joilla vierailet, toimintojen ajankohta
- Yritysasiakkaan henkilö- ja/tai yritystiedot (y-tunnus, sähköpostiosoite, postiosoite, postitoimipaikka ja -numero)
- Asiakassuhteen ylläpitoa koskevat tiedot; laskutus- ja maksutiedot, tilaustiedot, myyjä- ja kumppanitiedot, asiakaspalautteet, yhteydenotot, arvonta- ja kilpailuvastaukset, peruutustiedot, ostoshistoria, toimitustiedot, tuotearvostelut ja –suositukset
- Asiakkaan mahdollisesti antamat profilointi- ja kiinnostustiedot, luvat ja suostumukset, tarjonnanestotiedot ja muut mahdolliset asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot
- Arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot
Säännönmukaiset tietolähteet
- Henkilötiedot saadaan, kun käyttäjä ottaa yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse, luovuttaa tietojaan majoituskortilla, sähköpostilla tai verkkopalvelun välityksellä, tilaa uutiskirjeen, päivittää omia tietojaan, liittyy ilmaisiin kilpailuihin tai arvontoihin, osallistuu Inkalan Kartanon viestintään tai markkinointiin, vuokraa tai ostaa Inkalan Kartanon tiloja ja palveluja tai tiedustelee taustatietoja asiakassuhteen alkamiseksi tai päivittämiseksi.
- Tietoja saadaan myös evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.
- Tietoja voidaan kerätä myös Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä
Henkilötietojen luovuttaminen
- Rekistereihin kerättyjä tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle markkinointi-, myynti-, mielipide- tai markkinatutkimustarkoituksiin.
- Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa Suomen lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä.
- Rekisteri on tallennettu tietojärjestelmään ja se on suojattu ja sijoitettu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.
Tietoja voidaan luovuttaa henkilörekisteristä ainoastaan seuraavissa tapauksissa:
- Kun maksujen välitys toteutetaan laskulla ja niitä käsitellään kirjanpidossa
Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
- Sähköpostilistalla olevien käyttäjien tietoja (etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite) siirretään EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella oleville ohjelmistoille:
- Mailchimp-sähköpostimarkkinointiohjelma. Mailchimp on sitoutunut GDPR-vaatimuksiin: Mailchimp privacy policy: https://mailchimp.com/legal/privacy/?_ga=2.158354808.394656272.1526883122-1488319749.1526096094
- Google Drive –pilvipalvelu
Data Processing Amendment
Cloud GDPR website - Google’s Cloud Data Protection Team
Rekisterin suojaus
- Huolehdimme tietoturvasta henkilötietojesi käsittelyssä.
- Käytämme asianmukaisia suojauskeinoja, kuten salasanoihin ja muihin turvakeinoihin perustuvaa pääsynhallintaa sekä tarvittaessa tietojen teknistä salausta.
- Toimintaympäristömme on vahvistettu palomuureilla ja asianmukaisilla haittaohjelmien torjuntaohjelmistoilla.
- Käsittelemme tietojasi pääasiassa muodossa, josta ulkopuolinen ei pysty tunnistamaan sinua henkilönä.
- Tietojenkäsittelyyn liittyvät yhteistyökumppanimme ovat sitoutuneet Inkalan Kartano Oy:n tietoturvapolitiikan noudattamiseen.
Fyysinen aineisto
Fyysisen aineiston määrä (tulosteet) on minimoitu. Henkilötietoja sisältäviä fyysisiä kopioita säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy ainoastaan sitoutuneet Inkalan Kartano Oy:n hallinnolla.
Sähköisesti tallennetut tiedot
Sähköisesti tallennettuja henkilötietorekistereitä säilytetään MailChimp-tietojärjestelmän lisäksi salasanasuojatussa varmuuskopiossa.
MailChimp-tietojärjestelmässä (The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp, a State of Georgia limited liability company) käytetään sekä teknillisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi.
Tietojen käsittelyaika
- Säilytämme henkilötietojasi vain tarpeellisen ajan. Henkilötietojen säilytysaika vaihtelee ja riippuu tietojen luonteesta.
- Osaa asiakastiedoistasi käsitelemme koko asiakassuhteen ajan. Osaa tiedoista käsitellään myös rajatun ajan asiakassuhteen päättymisen jälkeen esimerkiksi lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai tietyissä tapauksissa suoramarkkinointitarkoituksiin.
- Kun tietojen säilytysaika on päättynyt, poistamme henkilötiedot. Tiedoista saatetaan säilyttää myös varmuuskopioita tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Varmuuskopiot poistetaan varmuuskopiokierron mukaisessa ajassa.
Tietojen tarkastusoikeus ja korjaaminen
- Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu.
- Tarkastuspyynnön toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee olla yhteydessä yhteyshenkilöön.
- Yhteystiedot näkyvät sivun yläosassa. Yhden (1) tarkastuspyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta.
- Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.
- Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Korjauspyynnön toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee olla yhteydessä yhteyshenkilöön.
- Sähköpostilistalle liittynyt käyttäjä voi milloin tahansa poistaa tietonsa rekisteristä kussakin kirjeessä mainitun linkin kautta. Linkki on joko englanninkielinen (unsubscribe) tai suomenkielinen (poista osoitteeni listasta).
- Käyttäjä saattaa olla mukana useammalla sähköpostilistalla, jonka johdosta yritys saattaa silti lähettää viestejä ja materiaaleja, vaikka käyttäjä olisi mielestään poistunut sähköpostilistalta kerran. Mikäli haluat poistua kaikilta listoilta samanaikaisesti, ota yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen leila.ylitalo@inkalankartano.fi
Muut rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö laissa määriteltyihin tarkoituksiin. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa yllä mainitulle yhteyshenkilölle.